Purchase-to-Pay-Prozesses mittels der Low-Code-Plattform WEBCON in der Produktversion TaskLink 2.0.
Der Einsatz von Low-Code-Technologie in der Digitalisierungsplattform für den Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Effizienzsteigerung, Flexibilität und Kosteneinsparungen.
- Automatisierung von Routineaufgaben reduziert Bearbeitungszeiten.
- Standardisierte Workflows minimieren Fehler und gewährleisten Compliance.
- Schnelle Anpassungen an Geschäftsanforderungen ohne umfangreiche IT-Ressourcen.
- Kostensenkung durch reduzierte Entwicklungszeiten und optimierte Ressourcennutzung.
- Zentralisierte Daten und Echtzeit-Analysen verbessern die Datenqualität und Transparenz.
- Audit-Trails und automatisierte Prüfungen unterstützen Compliance und Risikomanagement.
- Intuitive Benutzeroberflächen erhöhen die Akzeptanz bei Mitarbeitern.
- Skalierbarkeit ermöglicht Anpassungen an Unternehmenswachstum und Integration von Drittanbietern.
- Nachhaltigkeit durch papierlose Prozesse und effiziente Ressourcennutzung.
Der Purchase-to-Pay-Prozess umfasst alle Schritte von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung und ist entscheidend für das Beschaffungs- und Finanzmanagement in Unternehmen.
- Bedarfsermittlung: Identifikation benötigter Produkte und Erstellung von Anforderungsformularen.
- Genehmigung der Bedarfsmeldung: Überprüfung und Freigabe durch zuständige Personen.
- Lieferantenauswahl: Auswahl geeigneter Lieferanten durch Angebotsvergleich.
- Bestellung: Offizielles Auslösen der Bestellung beim Lieferanten.
- Wareneingang: Entgegennahme und Überprüfung der gelieferten Ware.
- Rechnungsprüfung: Kontrolle der Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang.
- Zahlung: Überweisung des Rechnungsbetrags an den Lieferanten.
- Archivierung und Reporting: Dokumentation aller Transaktionen und Auswertung des Prozesses.
Low-Code-Plattformen ermöglichen die schnelle Entwicklung von Softwareanwendungen mit minimalem Programmieraufwand und bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen.
- Visuelle Entwicklung durch Drag-and-Drop-Oberflächen.
- Vorgefertigte Komponenten für häufige Funktionen.
- Einfache Anbindung an andere Systeme über APIs.
- Minimale Programmierung erforderlich, aber Erweiterungsmöglichkeiten vorhanden.
- Schnellere Anwendungsentwicklung verkürzt die Time-to-Market erheblich.
- Kosteneffizienz durch reduzierte Abhängigkeit von spezialisierten Entwicklern.
- Flexibilität und Skalierbarkeit für individuelle Anpassungen.
TaskLink 2.0 bietet eine hochfunktionale Ergänzung zu ERP- und Finanzsoftwarelösungen und ermöglicht eine effiziente digitale Kommunikation.
- Integration mit bestehenden ERP- und FIBU-Systemen für nahtlosen Datenfluss.
- Bereitstellung von Standardmodulen und vorkonfigurierten Prozessabläufen.
- Unterstützung durch zahlreiche Vertriebspartner in der D-A-CH-Region.
- Unternehmen können eigene IT-Teams zur Wartung und Anpassung der Prozesse einsetzen.
- Hohe Unterstützung für Integration in AS/400-iSeries Software.
- Branchenspezifische Erfahrung im Baugewerbe durch Unterstützung von Bauspezifika.
Die Lösung für den Rechnungseingang über E-Mail und Portale bietet eine automatisierte, sichere und benutzerfreundliche Methode zur Verwaltung von Rechnungen.
- Automatischer Rechnungseingang durch Erkennung und Import von E-Mails.
- Datenextraktion mittels OCR und KI zur strukturierten Verarbeitung.
- Zentrale Bereitstellung über ein benutzerfreundliches Webportal.
- Self-Service-Funktionen für Nutzer zur Verfolgung des Bearbeitungsstatus.
Die Lösung gewährleistet Sicherheit und Compliance durch umfassende Zugriffskontrollen und Datenschutzmaßnahmen.
- Mehrstufige Authentifizierung für autorisierten Zugriff auf Rechnungsdaten.
- Differenzierte Benutzer- und Rollenprofile für kontrollierten Zugriff.
- Verschlüsselung aller übertragenen Daten zur Sicherstellung des Datenschutzes.
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und branchenspezifischer Sicherheitsstandards.
Die Lösung bietet umfassende Reporting- und Analysefunktionen zur Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Rechnungsprozess.
- Lückenlose Protokollierung aller Aktionen im Rechnungsprozess.
- Echtzeit-Dashboards zur Visualisierung von Prozesskennzahlen.
- Langfristige, revisionssichere Archivierung aller Rechnungen für Audits.
Die Smart Invoice-Lösung nutzt KI-Elemente zur Automatisierung und Optimierung des Rechnungsprozesses.
- Automatische Erfassung und Klassifizierung von Rechnungen in verschiedenen Formaten.
- KI-gestützte Datenextraktion zur Minimierung manueller Eingriffe.
- Automatisierter Abgleich von Rechnungsdaten mit Bestellungen zur Fehlererkennung.
- Selbstlernende Algorithmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Datenqualität.
Die Dunkelverarbeitung in SmartFix ermöglicht die automatische Verarbeitung von Dokumenten ohne manuelle Eingriffe.
- Automatische Erkennung und Extraktion von Daten mittels OCR und KI.
- Regelbasierte Validierung zur Fehlererkennung und Abgleich mit Datenbanken.
- Integration in bestehende Systeme wie ERP-Software zur Effizienzsteigerung.
Die Daten aus smartFIX werden zur weiteren Verarbeitung in Webcon bereitgestellt und mit Stammdaten ergänzt.
- Kommunikationsdatei zu Webcon wird befüllt.
- Periodische Jobs starten in Webcon einen Verarbeitungsworkflow zur Datenverarbeitung.
Das Dashboard von Webcon dient als zentrale To-Do-Liste für offene Rechnungen und bietet eine Übersicht über alle Rechnungen. Es ermöglicht die Gruppierung, Sortierung und Suche nach Rechnungen basierend auf verschiedenen Kriterien.
- Dashboard zeigt offene Rechnungen und alle Rechnungen an.
- Rechnungen sind nach persönlichen und Rollen-Zuordnungen gruppiert.
- Spalten sind frei definierbar und können auf- und absteigend sortiert werden.
Die Bearbeitung von Stammdaten erfolgt über das Active Directory und SQL-Tabellen, die für die Rechnungsprüfung notwendig sind. Diese Daten werden regelmäßig synchronisiert, um die Kommunikation mit anderen Systemen zu unterstützen.
- Manuelle Anlage von Benutzern im Active Directory.
- SQL-Tabellen speichern Stammdaten und Bewegungsdaten für die Rechnungsprüfung.
- Tägliche Synchronisation der Stammdaten aus FIBU/MAWI.
Im Rahmen der Rechnungsprüfung werden verschiedene Belege erstellt, um die interne und externe Kommunikation zu unterstützen. Word-Templates werden verwendet, um diese Belege zu generieren und im Webcon-Archiv abzulegen.
- Word-Templates dienen als Vorlagen für Belege.
- Generierte PDFs werden im Webcon-Archiv gespeichert und sind jederzeit einsehbar.
Die Wartung von Benutzerrollen und Steuerungsparametern erfolgt über ein Dictionary, das mehrsprachige Bezeichnungen und Berechtigungen für verschiedene Workflow-Schritte verwaltet.
- Benutzerrollen und Berechtigungen können je Workflow-Schritt angepasst werden.
- Mehrsprachige Bezeichnungen werden im System gepflegt.
- Import und Export von Daten mit Excel-Tabellen wird unterstützt.
Der Rechnungsprüfungsprozess ist in einen Hauptworkflow und mehrere Sub-Workflows unterteilt, um spezifische Anforderungen effizient zu integrieren. Der Hauptworkflow bildet den grundlegenden Ablauf ab.
- Hauptworkflow unterstützt den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung.
- Sub-Workflows werden für spezifische Aufgaben wie Prüferfreigaben verwendet.
- Anpassungen an Kundenbedürfnisse sind schnell umsetzbar.
Die Formulargestaltung umfasst verschiedene Masken für die Bearbeitung von Rechnungsdaten, einschließlich Eckdaten und Kontierungsmaske. Diese Masken sind konfigurierbar und unterstützen die Eingabevalidierung.
- Eckdaten wie Buchungskreis und Rechnungsnummer werden erfasst.
- Kontierungsmaske ermöglicht die Wartung von Rechnungsbeträgen und Plausibilitätsprüfungen.
- Formulare sind standardisiert und können an Kundenanforderungen angepasst werden.
TaskLink 2.0 ermöglicht die Integration von Drittsystemen und die Archivierung von Dokumenten über WebServices. Dies verbessert die Effizienz und Transparenz im Rechnungsprüfungsprozess.
- Einbindung von Drittsystemen wie MAWI und FIBU.
- Archivierung von Dokumenten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Nutzung des internen Webcon-Archivs während der Prozessbearbeitung.
Das Supportteam bietet umfassende Unterstützung für die Nutzer von TaskLink 2.0, einschließlich telefonischem und E-Mail-Support. Die Servicezeiten sind von Montag bis Freitag festgelegt.
- Telefonsupport unter +43 (2252) 508 708.
- E-Mail-Support über support@tasklink.com.
- Supportleistungen sind von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr verfügbar.