Intelligente Dokumentenerkennung mit OCR und KI

TaskLink 2.0 verarbeitet eingehende Dokumente vollautomatisch. Durch den Einsatz leistungsfähiger OCR- und KI-Technologien von Insiders Technologies werden Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Mahnungen und weitere Belegarten bereits beim Eingang erkannt, klassifiziert und für die weitere Verarbeitung vorbereitet. Die Lösung kann sowohl On-Premise als auch als Cloud-Service betrieben werden und lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmenslandschaften integrieren.

Kernfunktionen:

• Automatische Erkennung eingehender Dokumente aus E-Mail-Postfächern und anderen Eingangskanälen
• OCR-basierte Datenextraktion von Kopf- und Positionsdaten
• KI-gestützte Klassifizierung von Dokumenten wie:
  • Rechnungen
  • Lieferscheinen
  • Auftragsbestätigungen
  • Mahnungen
  • Angeboten
  • weiteren Belegarten
• Automatische Übergabe der extrahierten Informationen an die entsprechenden TaskLink 2.0-Workflows
• Erkennung und Zuordnung von Begleitdokumenten
• Unterstützung von Positionsdaten für Rechnungen und Lieferscheine
• Flexible Bereitstellung als Cloud- oder On-Premise-Lösung

Ihre Vorteile:

• Deutlich reduzierte manuelle Erfassung
• Schnellere Bearbeitung eingehender Dokumente
• Hohe Erkennungsqualität durch moderne KI-Modelle
• Weniger Fehler und Medienbrüche
• Automatische Zuordnung zum richtigen Geschäftsprozess
• Nahtlose Integration in ERP-, Finanzbuchhaltungs- und Archivsysteme

Diese Funktion ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses. Bereits beim Dokumenteneingang werden Belege intelligent erkannt, klassifiziert und automatisch dem richtigen Workflow zugeführt – beispielsweise der Rechnungsprüfung, dem Liefermanagement oder der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen. Dadurch entfällt ein Großteil der manuellen Vorsortierung und Datenerfassung, und die nachgelagerten Prozesse starten ohne Zeitverlust.

Mit TaskLink 2.0 ist eine durchgängige Purchase-to-Pay-Prozesskette Standard

Mit TaskLink 2.0 werden alle Schritte des Purchase-to-Pay-Prozesses digital miteinander verbunden – von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe. Alle Beteiligten arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis und profitieren von transparenten, automatisierten Abläufen. Die Module sind dabei nahtlos integriert und ergänzen bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme.

Ein Prozess – alle Informationen

Höhere Prozesseffizienz

• Wegfall mehrfacher Datenerfassung
• Automatisierte Workflows und Genehmigungen
• Kürzere Durchlaufzeiten
• Weniger manueller Bearbeitungsaufwand

Mehr Transparenz

• Jeder Bearbeitungsstand ist jederzeit nachvollziehbar
• Gemeinsame Informationsbasis für Einkauf, Fachabteilungen und Buchhaltung
• Dashboards mit offenen Aufgaben und Kennzahlen

Weniger Fehler

• KI-gestützte Belegerkennung
• Automatische Plausibilitäts- und Dublettenprüfungen
• Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung
• Reduzierung von Medienbrüchen

Schnellere Beschaffung

• Bedarfsmeldungen direkt aus Preislisten
• Digitale Freigaben
• Automatische Bestellerstellung
• Direkte Kommunikation mit Lieferanten

Optimale Zusammenarbeit mit Lieferanten

• Lieferantenportal für Preislisten und Angebote
• Digitale Auftragsbestätigungen
• Transparente Kommunikation
• Weniger Rückfragen und E-Mails

Sichere Compliance

• Standardisierte Prüf- und Freigabeprozesse
• Vollständige Protokollierung aller Bearbeitungsschritte
• Revisionssichere Archivierung
• Einhaltung interner Richtlinien und Vier-Augen-Prinzip

Nahtlose ERP-Integration

• Bestehende ERP- und FIBU-Systeme bleiben führend
• Standard-Schnittstellen für Datenaustausch
• Keine redundante Datenhaltung
• Flexible Integration in bestehende IT-Landschaften

Der digitale Purchase-to-Pay-Prozess

Lieferantenportal
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Bedarfsmeldung
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Bestellmanagement
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▼
Liefermanagement
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▼
Rechnungsprüfung
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▼
Zahlungsfreigabe
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▼
ERP / Finanzbuchhaltung / Archiv

Das Ergebnis einer durchgängigen Purchase-to-Pay Prozesskette:

• Bis zu 80 % weniger manueller Bearbeitungsaufwand bei Routineprozessen
• Deutlich kürzere Durchlaufzeiten
• Höhere Datenqualität durch automatisierte Prüfungen
• Transparente Prozesse über alle Abteilungen hinweg
• Verbesserte Lieferantenkommunikation
• Schnellere Rechnungsfreigaben und bessere Skontonutzung
• Revisionssichere Dokumentation und Archivierung

TaskLink 2.0 – branchenspezifische Funktionen für Bauunternehmen

TaskLink 2.0 unterstützt die besonderen Anforderungen von Bauunternehmen mit branchenspezifischen Funktionen für die Abwicklung von Bauprojekten. Teil- und Schlussrechnungen, komplexe Prüfprozesse sowie die Integration in bestehende ERP-, Finanzbuchhaltungs- und Archivsysteme sorgen für eine durchgängige und revisionssichere Prozesskette.

Teil- und Schlussrechnungen

• Unterstützung der Prüfung von Teil- und Schlussrechnungen
• Berücksichtigung bereits abgerechneter Leistungen
• Transparente Dokumentation des Projektfortschritts

Digitale Prüfblätter

• Automatische Erstellung von Prüfblättern
• Dokumentation aller Prüfschritte
• Nachvollziehbare Freigabe- und Genehmigungsprozesse

Korrektur- und Nachbelastungsschreiben

• Automatische Erstellung von Korrekturschreiben
• Generierung von Nachbelastungen als PDF
• Einheitliche Kommunikation mit Auftragnehmern und Lieferanten

Rechnungsprüfung mit Projektbezug

• Prüfung gegen Bestellungen und Lieferscheine
• Projekt-, Kostenstellen- und Kostenträgerbezug
• Preis- und Mengenkontrolle
• Abweichungsmanagement mit Freigabeprozess

Nahtlose Systemintegration

• Standard-Schnittstellen zu ERP-Systemen
• Übergabe geprüfter Rechnungen an die Finanzbuchhaltung
• Automatische Archivierung und Indexierung aller Belege
• Integration von E-Mail, Dokumentenmanagement und Archivsystemen

Revisionssichere Dokumentation

• Vollständige Historie aller Bearbeitungsschritte
• Protokollierung von Freigaben und Entscheidungen
• Digitale Archivierung entsprechend gesetzlicher Anforderungen

Typische Einsatzbereiche

• Digitale Lieferscheinverarbeitung
• Automatisierte Auftragsbearbeitung
• Verknüpfung von Dokumenten mit ERP-Systemen
• Schnellere Bearbeitung durch digitale Workflows
• Transparente Status- und Prozessverfolgung

Ihre Vorteile

• Optimierte Prozesse für Bauunternehmen und Projektgeschäft
• Schnellere Prüfung von Teil- und Schlussrechnungen
• Weniger manueller Aufwand durch automatisierte Prüfblätter
• Sichere Dokumentation aller Projekt- und Rechnungsdaten
• Durchgängige Integration von ERP, Finanzbuchhaltung und Archiv
• Höhere Transparenz über Bauprojekte und Kostenentwicklung

Diese Funktionen sind insbesondere für Unternehmen im Hochbau, Tiefbau, Straßenbau, Infrastruktur, Baunebengewerbe sowie General- und Totalunternehmer von großem Nutzen und heben TaskLink 2.0 deutlich von einer klassischen Workflow- oder Rechnungsprüfungslösung ab.

Effiziente Beschaffung mit digitalen Freigabeprozessen

Das Bestellmanagement unterstützt den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bestellung bis zur Kommunikation mit Lieferanten. Genehmigungen erfolgen digital, Bestellungen werden automatisch erstellt und direkt an Lieferanten übermittelt. Bestehende ERP-Systeme bleiben dabei führend.

Funktionen

• Erstellung von Bestellungen manuell oder aus Bedarfsmeldungen
• Digitale Freigabeprozesse nach Betragsgrenzen
• Automatische PDF-Bestellungen mit E-Mail-Versand
• Lieferantenkommunikation inklusive Auftragsbestätigung
• Unterstützung von Kontierung und Investitionszuordnung
• Dokumentenmanagement (Upload/Download)
• ERP-Integration und Übernahme bestehender Bestellungen
• Automatische Archivierung
• Bereitstellung aller Daten für die Rechnungsprüfung

Transparenter Wareneingang und digitale Lieferscheinverwaltung

Mit dem Liefermanagement werden Lieferscheine digital erfasst, automatisch verarbeitet und mit Bestellungen abgeglichen. Abweichungen werden frühzeitig erkannt und stehen der Rechnungsprüfung unmittelbar zur Verfügung.

Funktionen:

• Digitale Erfassung von Lieferscheinen
• Zuordnung zu Bestellungen
• Übernahme von Warenzugängen aus ERP-Systemen
• KI-gestützte Lieferscheinerkennung
• Automatischer Soll-Ist-Vergleich zur Bestellung
• Dokumentenmanagement
• Archivierung mit Indexierung
• Bereitstellung aller Informationen für die Rechnungsprüfung

Digitale Bedarfsmeldung als Grundlage effizienter Beschaffung

Bedarfsmeldungen werden strukturiert erfasst, geprüft und genehmigt. Optional werden daraus automatisch Bestellungen erstellt oder Anfragen direkt an Lieferanten weitergeleitet. Preisinformationen aus dem Lieferantenportal stehen bereits bei der Bedarfserfassung zur Verfügung.

Funktionen:

• Digitale Erfassung von Bedarfsmeldungen
• Start aus Lieferantenportal oder manuell
• Genehmigungs- und Freigabeworkflows
• Berücksichtigung von Investitionen
• Automatische Erstellung von Bestellungen
• Versand von PDF-Bestellungen
• Lieferantenanfragen direkt aus dem Workflow
• Dashboard mit Aufgaben und Statusübersichten

Transparente Zusammenarbeit mit Lieferanten

Das integrierte Lieferantenportal bildet die Basis für eine moderne Zusammenarbeit mit Lieferanten. Preislisten, Sonderkonditionen und Artikelinformationen stehen zentral zur Verfügung und können direkt in Bedarfsmeldungen und Bestellungen übernommen werden. Historien, Preisvergleiche und Auswertungen unterstützen Einkauf und Kalkulation.

Funktionen:

• Verwaltung von Lieferantenpreislisten
• Import von Preislisten aus Excel oder Webservices
• Verwaltung individueller Rabatt- und Sonderkonditionen
• Historisierung aller Preisänderungen
• Preisvergleich verschiedener Lieferanten
• Auswertung historischer Bestell- und Rechnungsdaten
• Export von Preis- und Mengendaten nach Excel, XML oder Datenbank
• Direkte Nutzung der Preisinformationen in Bedarfsmeldungen und Bestellungen