Branchenlösungen

Elektronische Rechnungsprüfung für die Baubranche

Das von TQS entwickelte elektronische Rechnungsprüfungssystem für die Baubranche ergänzt das Workflowsystem TaskLink um eine Reihe von Zusatzmodulen, die von TQS speziell entwickelt wurden, um die speziellen Anforderungen der Baubranche zu berücksichtigen. Auf dieser Basis wird eine innovative, maßgeschneiderte Lösung für die jeweiligen Kundenbedürfnisse realisiert.

Die für Bauunternehmen wichtigen Eigenschaften der Lösung, wie die Mandantenfähigkeit mit beliebig vielen Betrieben, bei Bedarf ein gemeinsamer Kontokorrentstamm sowie die Berücksichtigung länderübergreifenden steuerlichen Besonderheiten sind u.a. die Basis für die Integration der BDS-FIBU.

Die wichtigsten Highlights:

• Web-Oberfläche zur einfachen Einführung im Unternehmen ohne Installationen am Client
• Standardintegration der Bausoftware BDS
• Scan und Archivierung mit automatischem Workflow-Start, unabhängig von der eingesetzten Archivumgebung
• Input-Management (Papier- und elektronischer Dokumenteingang) mit smartFIX
• Extraktion der Rechnungskopf- und Positionsdaten mittels OCR, unter Einbindung der BDS-Fibustammdaten mit Integration der halbseitigen Buchung
• Integration der automatischen Vollbuchung aus dem Workflow in die BDS-FIBU mit Auflösung der halbseitigen Buchung
• Splitten von Rechnungspositionen für die Aufteilung auf Kostenstellen
• Automatische Bildung der Korrektursumme (Abschlag) aufgrund der korrigierten Werte (Mengen/Preise/Rabatte) mit dem Druck eines Lieferantenkorrekturschreibens
• Einbindung der BDS-Buchungsregeln in die Workflow-Prüfmasken
• Automatische Einbindung von Industriestandard-Preislisten mit Lieferanten-Konditionen zur effizienten Wartung von Preislisten für Baustoffe
• Abgleich der Rechnungspositionen mit Bestellungen/ABs aus verschiedenen Eingangskanälen (BDS/MAWI-Integration, Bestellportale, E-Mail/PDF etc.) mit intuitiver Darstellung von Mengen-/Preisabweichungen
• Workflow-gestützte Bestellfreigabe
• Erfassen von Bestellungen direkt im Workflowsystem, elektronischer Versand als PDF per E-Mail oder im EDIFACT-Format
• Spezielle Unterstützung für die Bearbeitung von Teil- und Schlussrechnungen
• Lieferscheinverarbeitung, direkt von der Baustelle zum Preis– und Mengenprüfer
• Gesamt-Dokumentation der Rechnungs-Bearbeitung mit Protokollierung im Archiv mit integrierter laufender Konsistenz-Prüfung zwischen FIBU und Workflow
• Visualisierung der einzelnen Prüfer und Prüfergebnisse, Hinweise und Kontierungen auf dem Archivbeleg durch automatische Annotationen
• Ad-Hoc Workflow  für Investitionsfreigaben, Zahlungsfreigaben und weitere dynamische Anforderungen
  rund um die Rechnungsprüfung

Lieferscheinverarbeitung

Lieferscheine sind in der Bauwirtschaft wichtig, da oft ohne Bestellungen gearbeitet wird (im Unterschied zu anderen Industrieunternehmen). Im Normalfall sind daher Rechnungs-freigaben in der Bauwirtschaft nur mit den zugehörigen Lieferscheinen zulässig.

Der Scanvorgang der Lieferscheine erfolgt direkt an der Baustelle per Scanner, durch die Bauleitung, wobei durch den Einsatz von smartFIX die Lieferscheine automatisiert getrennt und verarbeitet werden, womit das Anbringen von Barcodes entfällt.

Bei der Rechnungsprüfung im Workflowsystem werden die zugehörigen Lieferscheine bereits vorgeschlagen und an den Rechnungsprüfungsvorgang angehängt. Durch die Preis-und/oder Mengenprüfer erfolgt ein Abgleich der Lieferscheindaten mit den Rechnungsdaten.

Durch die Integration der Bestellungen aus der BDS-Materialwirtschaft (MAWI) kann die Verarbeitung der Lieferscheine weiter optimiert werden. Im Workflowsystem steht dafür eine eigene Ansicht für die Durchführung des Bestellabgleichs zur Verfügung. Preisabweichungen werden hier aufgezeigt und mit der Buchung der Lieferscheine an das BDS-System rückgemeldet.

Workflow-unterstützte Bearbeitung von Ausgangsrechnungen

Die dezentral erstellten Ausgangsrechnungen im PDF-Format werden per E-Mail an eine zentrale Prüfstelle gesendet und dort automatisiert aus dem Postfach abgeholt und weiterverarbeitet.

Per OCR-Datenextraktion mit smartFIX werden die Eckdaten des Beleges erfasst und auf deren Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Der Beleg wird durch die Prüfstelle zur Buchung freigegeben oder zurück an die ausstellende Abteilung gesendet.

Nach der Endkontrolle durch die Buchhaltung wird der Beleg in der BDS-FIBU verbucht.

Abschließend wird die Ausgangsrechnung an den Kunden in elektronischer Form oder per Post gesendet. Auf Wunsch kann das Dokument bei elektronischem Versand zuvor noch digital signiert werden, wobei dies lt. Gesetzt nicht mehr zwingend erforderlich ist.

Ablauf Buchungskorrekturen nach der Vollbuchung

Erforderliche Korrekturen von Eingangsrechnungen, nach der ersten Prüfung mit Rechnungsfreigabe und erfolgter Vollbuchung in der BDS-FIBU, werden durch einen erneuten Prüflauf im Workflowsystem TaskLink abgebildet.

Die Korrekturen erfolgen manuell in der BDS-FIBU und mit der Erstellung des BDS-Korrekturblattes wird der Prüflauf in TaskLink automatisch gestartet.