Input-Management mit smartFIX
Alle Unternehmen verschiedenster Branchen werden täglich mit enormen Mengen an verschiedensten Dokumenten konfrontiert. Die eingehende Post wird in den meisten Unternehmen heute noch manuell bearbeitet. Dokumente unterschiedlichster Art (E-Mail, Brief, Fax, usw.) müssen manuell gesichtet, verteilt und bearbeitet werden. Daraus ergeben sich zahlreiche Herausforderungen und wichtige Ansatzpunkte für eine Optimierung der Prozesse.
Ziel muss es sein eine unternehmensweite effiziente Verarbeitung aller Dokumente zu erreichen - von der Anbindung aller Eingangskanäle bis hin zur zentralen Kontrolle und Steuerung aller Prozesse.
Mit der Integration der praxisbewährten Produktsuiten unseres Technologiepartners insiders technologies funktioniert das Input-Management:
Ausgehend vom Document Entry Point sorgen wir für die automatische Verteilung der Dokumentinhalte in Ihrem Unternehmen und stellen die intelligente Kopplung von Dokument und Geschäftsprozess sicher.
Durch die tiefe Integration von smartFIX in unser Workflow-System TaskLink wird der betroffene Prozess gesteuert und überwacht. Alle benötigten Komponenten werden zu einem einzigen Ablauf zusammengefasst und ergeben miteinander die perfekt abgestimmte Lösung für Ihr Input-Management.
Archiv-Lösungen mit Anbindung des Workflow-Systems
Bei der Integration von Dokumentenarchiv und Workflowsystem steht für uns immer im Vordergrund, dass die archivierten Dokumente mittels definierter Eckdaten (je nach Kundenanforderung) einfach und schnell im Archiv wieder gefunden werden können. Dazu ist es wichtig, dass alle relevanten Informationen im Prozess über das Workflowsystem gesammelt und anschließend automatisch am Dokument indexiert werden. Dadurch wird der für die Informationssuche erforderliche Zeitaufwand deutlich reduziert, und den Mitarbeitern steht mehr Zeit für produktive Tätigkeiten zur Verfügung.
Kendox InfoShare
Als Vertriebspartner für das Archivsystem (DMS) Kendox InfoShare setzt TQS auf ein modernes und zukunftsweisendes elektronisches Archiv auf Windows-Basis, welches aber auch die Integration von AS/400-Systemen unterstützt. Die bewährte InfoShare Produktfamilie rundet die Einsatzmöglichkeiten des Systems ab und eröffnet eine breite Palette verschiedener Anwendungsfelder im Bereich von Archivierung und Dokumentenmanagement, über Digitale Akten, bis zum Workflowmanagement.
Comarch ECM (ehem. InfoStore)
Auf der Plattform AS/400, wo vielfach das Archivsystem InfoStore von Comarch zum Einsatz kommt, verfügt TQS über umfangreiches Know-How im Bereich Integration von Archiv und Workflowsystem, sowie diverser Fachanwendungen. In mehr als 40 Kundenprojekten wird seit über 10 Jahren erfolgreich Software des Herstellers Comarch (iSeries-Archiv InfoStore/Comarch ECM, FIBU DKS, Schilling und FIBU/MAWI SoftM Suite) rund um Input- und Workflow-Management (elektronische Rechnungsprüfung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen, elektronische Posteingangs- und Ausgangsbearbeitung, etc.) integriert. TQS hat sich mit seinen Softwareprodukten klar als einer der besten Systemintegratoren in diesem Umfeld etabliert.
Weitere Archivintegrationen (ELO, IBM Content Manager)
Unsere Workflow-Lösung spezialisiert sich in keiner Weise auf ein bestimmtes Archiv. In vielen Kundenprojekten haben sich die TQS-Standardfunktionalitäten des Workflowsystems bewährt, indem man einfach und unkompliziert mit bereits vorhandenen Tools weitere DMS-/Archivsysteme wie z.B. ELO, Windream, oder den IBM Content Manager anbinden konnte.
Automatisierte Eingangsrechnungsprüfung
Der Prozess der automatisierten Eingangsrechnungsprüfung, auf den sich TQS mit seinem Workflow Produkt TaskLink seit vielen Jahren spezialisiert hat, stellt für viele Unternehmen den Einstieg in die Welt des Workflow dar.
Am Beginn des Prozesses steht dabei meist der Import von Rechnungsdokumenten in ein revisionssicheres Archiv, welches die elektronische (Langzeit-)Archivierung übernimmt. Der Import kann per Scannen von Papierrechnungen oder per E-Mail-Import von PDF-Rechnungen erfolgen. Die auf einem Wissensmanagement basierende Extraktions-Software smartFIX steuert die Extraktion der Daten. Durch die Einbindung der FIBU-Stammdaten in die Datenextraktion kann eine hohe automatisierte Erkennungsrate der Eckdaten erreicht werden.
Die extrahierten Daten werden durch die Kontierungs- und Buchungsmaske im Workflow, mit der integrierten Anzeige des originalen Beleges aus dem Archiv, einfach und übersichtlich dargestellt.
Die Prozess-Abbildung und -steuerung der Rechnungsprüfung durch verschiedene Prüfer in mehrstufigen Prüfschritten definiert sich durch das Workflow-Modell, welches den heutigen Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung im Unternehmen wiederspiegelt.
Die Workflow-Komponente dient dabei nicht nur zur Sicherung und Dokumentation der Prozesse, sondern bildet auch das Framework zur technischen Integration verschiedenster Komponenten und Schnittstellen (z.B. in die FIBU) im Prozess.
Durch die Integration der im Unternehmen eingesetzten FIBU-Software kann der Prozess der Rechnungsprüfung abgerundet werden, indem die Buchung direkt über den Workflow getätigt wird. Dabei werden die Buchungsregeln und Besonderheiten der jeweiligen Buchhaltung in der Workflow-Buchungsmaske abgebildet.
Abschließend wird eine Gesamtdokumentation zu dem gesamten Prozess, über die einzelnen Prüfer und Freigaben des Belegs bis hin zur Buchung mit Übernahme der Zahlungsinformationen und Kontierungen, erstellt.
Die Eckdaten der Prüfschritte, der Zahlung und der Kontierung werden direkt am Archiv-Dokument als Annotation angebracht, damit bei einer späteren Einsicht diese Informationen sofort zur Verfügung stehen.
Workflow-unterstütze Auftragseingangsverarbeitung
Unabhängig vom Eingangskanal eines Auftrags wird ein dokumentierter Ablauf zur Auftragsverarbeitung in TaskLink gestartet.
Der Workflow unterstützt dabei den Ablauf, um die einzelnen Schritte der Bearbeitung zu überwachen und zu protokollieren. Zusätzlich kommuniziert der Workflow mit der Archivumgebung und archiviert die einzelnen Belege mitsamt Indexierung der Eckdaten zu dem Auftrag.
Die einzelnen Aktionen erfolgen durch den zuständigen Sachbearbeiter der jeweiligen Verarbeitungsstufe. Bevor ein Auftrag erfasst wird, wird der eingegangene Auftrag durch das Vier-Augen-Prinzip im Workflow geprüft.
Die weiteren Aktionen werden alle im ERP-System durchgeführt und per Schnittstelle mit dem Workflow-System auskommuniziert.
Der Workflow erhält so alle relevanten Auftragsdaten bzw. Dokumente zu dem Verfahren und verarbeitet diese automatisch im Hintergrund.
Durch die Rückmeldung der Ladeaufmaße wird über den Workflow die Ladeliste zu dem Auftrag generiert und gedruckt. Daraufhin erfolgt die Auswahl des entsprechenden Spediteurs.
Durch den geregelten und überschaubaren Workflow-Ablauf kann jederzeit der Status zu einem Auftrag beauskunftet werden und bringt damit großes Einsparungspotenzial mit sich.
Ein Workflow-System zur Steuerung von Personalangelegenheiten
Die Anliegen der Mitarbeiter eines Unternehmen werden über einen Workflow-Prozess abgebildet und organisiert. Dieses zeichnet sich durch eine tiefe Integration in das Zeiterfassungssystem aus.
Über eine Workflow-Maske werden die einzelnen Anträge der Mitarbeiter einfach und effizient überprüft und genehmigt. Die Daten bzgl. Urlaubstagen, Überstunden oder Gleitzeit werden immer bei der Antragsstellung aktuell aus dem Zeiterfassungssystem ermittelt und angezeigt.
Nach Stellen eines Antrags wird der Vorgesetzte über das E-Mail-Benachrichtigungssystem informiert. Dieser kann dann direkt aus dem E-Mail in den Workflow einsteigen und den Antrag genehmigen, zur Korrektur retournieren oder ablehnen.
Vor der Rückmeldung in das Zeiterfassungssystem werden bereits vorgelagert die Erfassten Daten im Workflow geprüft, bevor diese an die Schnittstelle gesendet werden. Danach wird der Workflow durch die Personalabteilung abgeschlossen und die Antragsdaten werden automatisch in das jeweilige Zeiterfassungssystem rückgemeldet.
Der Personal-Workflow kann nicht nur von einem Mitarbeiter für sich selbst, sondern auch von einem Vorgesetzten gestartet werden, wenn der Mitarbeiter (z.B. Produktionsarbeiter) keinen PC-Zugriff hat.
Der Personal-Workflow deckt dabei folgende Personalanträge ab:
• Anträge auf Urlaub
• Anträge auf Sonderurlaub
• Anträge auf Arztbesuch
• Anträge auf Krankmeldungen
• Genehmigung von Gleitzeit und Mehrzeit
• Stempelzeitkorrekturen
• Sonstige Abwesenheiten
